دفتر مدیریت پروژه (PMO)
امروزه سازمان‌هایی که از رویکرد مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده می‌کنند، افزایش یافته است. به منظور حل این مشکلات پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) مطرح‌ترین راه حل می‌باشد. در حقیقت با بهبود عملکرد سازمانی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه، مدیریت پروژه به عنوان شایستگی محوری در سازمان گسترش یافته و در نتیجه آن سازمان با ارزش‌تر خواهد شد. تعریف دفتر مدیریت پروژه: دفتر مدیریت پروژه (PMO) یا دفتر پروژه، واحدی سازمانی برای مرکزیت دهی و هماهنگی مدیریت پروژه‌های تحت نفوذ خود است. کارکردهای دفتر مدیریت پروژه: ۳-ایجاد خدمات مشاوره برای مدیریت پروژه ۱-برنامه‌ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه ۱-برنامه‌ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه مدل پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه: پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) نیز یک پروژه است، زیرا اهداف تعریف شده‌ای دارد، موقت است و محدودیتهای سرمایه‌ای دارد و به دستاوردی یکتا منتهی می‌شود. زمان مورد نیاز برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه بسته به محدوده دفتر مدیریت پروژه، اندازه سازمان، پراکندگی جغرافیایی و سطح بلوغ مدیریت دارد. گام اول: پروژه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه بسته به بلوغ مدیریت پروژه سازمان، وضعیت کنونی کارکردهای دفتر مدیریت پروژه، فرهنگ سازمانی، اندازه سازمان و عوامل دیگر به چندین فاز تقسیم می‌شود. گام سوم: سازمان پس از ارزیابی که در اولین مرحله انجام میگردد، اولویت کارکردهای دفتر مدیریت پروژه خود را تعیین می‌کند و زمان و مرحله مناسب برای پیاده سازی آن کارکرد را تعیین می‌کند. ۱-فرآیند آغازین (تدوین منشور دفتر مدیریت پروژه و انجام ارزیابی اولیه): قبل از شروع فرایند آغازین افراد ضروری و اولیه برای ارزیابی وضعیت کنونی و تهیه منشور باید مشخص شده باشند. ولی بهتر است که حتما یکی از این افراد، فردی باشد که به نحوی مسئولیت دفتر مدیریت پروژه (PMO) در مراحل بعدی به او داده شود تا تعهد بیشتری به اجرای فرآیند آغازین پروژه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه داشته باشد. زمانی که در سازمان تصمیم به پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه گرفته می‌شود، اولین گام ارزیابی وضعیت موجود سازمان است. فرایند ارزیابی به منظور بررسی وضعیت کنونی کارکردهای دفتر مدیریت پروژه، روش‌های تولید دستاورهای مدیریت پروژه، گزارش پیشرفت موضوعات، مصاحبه با ذینفعان کلیدی، شناسایی اهداف استراتژیک سازمان و تعیین هم سویی با PMBOK انجام می‌شود. پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) را بر مبنای برنامه‌ریزی‌های استراتژیک سازمان قرار داده و در تعیین اولویت کارکردها، محدوده، گستردگی و درجه‌ی فوریت پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه، با توجه به اهداف استراتژیک ذکر شده در چشم انداز برنامه مناسبی برای پیاده سازی تدوین کرد. در هنگام تهیه منشور دفتر مدیریت پروژه، همه عوامل و سیستم‌های محیطی که موفقیت دفتر مدیریت پروژه را تحت تاثیر قرار خواهد داد، باید مورد توجه قرار گیرند. یکی دیگر از کارکردهای دفتر مدیریت پروژه ضبط سوابق و آموخته‌های پروژه‌های پیشین سازمان است. ارزیابی به منظور بررسی روش‌های اجرایی کنونی تحویل پروژه، تحلیل ذینفعان و شناسایی اهداف استراتژیک سازمان و میزان هم راستایی با استاندارد PMBOK صورت می‌گیرد. وضعیت کنونی کارکردهای دفتر مدیریت پروژه (PMO) در رویکرد پنهانی می‌توان بدون معرفی دفتر مدیریت پروژه به عنوان ساختار سازمانی جدید، به پیاده سازی کارکردهای اولیه آن مانند تهیه متدلوژی مدیریت پروژه برای یک بخش سازمان اقدام کرد و در مراحل انتهایی که بایستی این متدلوژی در سرتاسر سازمان توسعه داده شود، به طور علنی به پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه پرداخت کمبود نیروی انسانی حرفه‌ای مدیریت پروژه چالش اساسی است که باید در مرحله ارزیابی به آن پرداخته شود. یافته‌ها بایددر قالب جدولی با دسته بندی فرصتها و محدودیتها ایجاد شود تا به پیاده‌کنندگان دفتر مدیریت پروژه، در مراحل بعدی برای تهیه برنامه‌ای مناسب یاری برساند. در نهایت نتایج این یافته‌ها و توصیه‌ها و یادداشت‌ها و مصاحبه‌ها برای اطلاع مدیریت ارشد و سایر ذینفعان کلیدی با نرم‌افزار پاورپوینت در سازمان ارائه خواهد شد تا نیاز به دفتر مدیریت پروژه در همه سازمان درک شود. بیانیه ماموریت دفتر مدیریت پروژه سندی است که نشان دهنده طیف فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه و آنچه دفتر مدیریت پروژه در سازمان قصد اجرا و پیاده سازی آن را دارد، می‌باشد. در این مرحله نیز ورودی‌ها شامل خروجی‌های فرآیند آغازین است که قبلا ذکر شده است. پس از اینکه نقشها و مسئولیتها و رابطه گزارش دهی، تعیین شد، می‌توان ساختار سازمانی اولیه دفتر مدیریت پروژه را قبل از انتصاب کارکنان تعیین کرد. این ابزارهای عبارتند از الگو‌ها، فرم‌ها، رویه‌ها، سیستم اطلاعات مدیریت پروژه کنونی و سایر ابزارهای مورد استفاده. برنامه اقدامات دفتر مدیریت پروژه از بخش‌های متفاوتی تشکیل شده است، که یکی از مهم‌ترین بخش‌های آن تعریف برنامه‌هایی برای یکپارچه کردن فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه با فعالیت‌های چرخه حیات پروژه‌های سازمان است. در برنامه اقدامات دفتر مدیریت پروژه، کارکردهای اولویت‌بندی شده سازمان برای پیاده سازی، شرح کارکردها و سایر جزئیات، برنامه‌ریزی می‌شود. در این برنامه ساختار شکست کارکردهای دفتر مدیریت پروژه تهیه می‌شود. ریسک‌های پیاده سازی شناسایی و برای آنها برنامه‌ریزی می‌شود. متریک‌ها (KPI) در برنامه برای ارزیابی عملکرد گنجانده می‌شود. فرایند اجرایی در برگیرنده فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل کارهای تعریف شده در برنامه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) است تا الزامات پروژه را برآورده سازد. فرآیند اجرایی در اولین مرحله، دربرگیرنده فعالیت‌هایی از قبیل انتصاب کارکنان جدید، برای دفتر مدیریت پروژه با مهارت‌هایی که در فرایند برنامه‌ریزی و در حین تعیین نقشها و مسئولیتها، تعریف شد، می‌باشد. در این فرآیند پس انتصاب کارکنان آموزش‌های مورد نیاز در زمینه مدیریت پروژه، تدارک خواهد دید. فرایند کنترلی به طور مداوم بر پیشرفت، سنجش و نظارت دارد تا انحرافات رخ داده نسبت به برنامه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)، شناسایی شده و بتوان اقدامات اصلاحی برای برآورده کردن اهداف پروژه، پیاده ساخت. فرایند اختتامی مشتمل بر فعالیت‌هایی برای اختتام فعالیت‌های هر مرحله از پروژه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) است. در انتهای هر یک از این مراحل، با کمک فرایند اختتامی، مزایای قابل سنجش دفتر مدیریت پروژه در هر مرحله اندازه‌گیری و مستند می‌شود تا مبنایی برای آغاز مراحل بعدی باشد. در این فرایند برنامه انتقال به مرحله بعد تهیه می‌شود.
متن کامل نوشته در سایت ایمن سازان پای
نظرات