چگونه کسب و کار را با ابزارهای نرم افزاری کنترل کنیم؟
کنترل کردن کسب و کار به معنی اطلاع داشتن از تمام روندهای در دست انجام، آمارها، گزارش‌ها و بازخوردهای فرآیندهایی که پایان یافته‌اند در سازمان است.
اکوسیستم - یکی از موارد حائز اهمیتی که اغلب از دید مدیران و کارآفرینان دور می‌ماند، کنترل کردن فرآیندها، ورودی‌ها و خروجی‌های شرکت است. به بیان ساده‌تر مدیران، به ویژه آنهایی که از طریق کارآفرینی مدیر شده‌اند، در آغاز فعالیت کسب و کار به این موضوع توجهی ندارند و تنها کسب سود را مدنظر قرار می‌دهند.
نشریه فوربز در مورد کنترل کسب و کار، با مدیران یک شرکت محلی آمریکایی مصاحبه کرده است. این مصاحبه با مؤسس و مدیر شرکت QHA (یک شرکت فعال در صنعت تهویه) انجام شده است. چاد ویلیامز (بنیانگذار شرکت QHA) در مدت ۱۵ سال فعالیت توانست اعتباری مناسب برای شرکت خود دست و پا کند، بطوریکه تحسین رسانه‌ها و مشتریان محلی را به همراه داشت. جولیت ویلیامز (همسر چاد و مدیر مالی شرکت) نیز که در این مصاحبه حضور داشت، عنوان کرد که در ابتدای کار برنامه‌ای برای کنترل کارمندان، کارگران، هزینه‌ها و سایر موارد جزئی نداشتند. آنها با در نظر گرفتن سوددهی شرکت، گمان می‌کردند که تمامی امور به خوبی در حال انجام هستند، در حالیکه واقعیت چنین نبود.
این شرایط در اکثر شرکت‌های کوچک به چشم می‌خورد. این شرکت‌ها حتی اگر به سود بالایی دست یابند، اما در حوزه مدیریت با مشکلات بسیاری مواجه هستند، بطور مثال آنها خبر ندارند که کدام مشتری سودآوری بیشتری دارد، تمرکز شرکت باید روی چه موضوعاتی باشد و چگونه می‌توان سود را افزایش داد. چنانچه یک مدیر نتواند جواب این پرسش‌ها را بدهد، می‌توان نتیجه گرفت که کنترلی روی کسب و کار خود ندارد. علت از کنترل خارج شدن یک شرکت، عموما به اطلاع نداشتن از اعداد و ارقام و گزارش‌های مستند بازمی‌گردد.
فقدان اسناد مالی و گزارش‌های عددی معتبر، هزینه‌های زیادی را به شرکت تحمیل می‌کند. حتی اگر پس از گذشت چند سال تصمیم به فروش استارتاپ بگیرید، خریداران به دنبال آمارهای مستند هستند و شما باید در جلسات مذاکره، گزارشات دقیقی را به آنها ارائه دهید.
چاد و جولیت پس از مدتی دریافتند که به منظور فعالیت منظم‌تر، به نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریتی دقیقی احتیاج دارند. کسب و کار آنها بر پایه خدمات استوار بود، از اینرو باید از ابزارهای متنوعی استفاده می‌کردند. اگرچه این ابزارهای مدرن بهتر از شیوه سنتی بود، ولی استفاده همزمان از چند ابزار چالش‌های خاص خود را داشت. آنها در مصاحبه خود با نشریه فوربز عنوان کردند که بعد از مدتی تصمیم گرفتند ابزاری یکپارچه و توانمند را تهیه کنند که تمام وظایف مدیریتی، حسابداری، ارتباط با مشتری و کنترل کارمندان را بطور کامل انجام دهد، این ابزار ServiceTitan نام داشت.
جولیت در مورد ابزار جدید شرکت توضیح داد که سیستم مدیریتی جدید، اطلاعات مالی مورد نیاز را مهیا می‌کند. در بخش مدیریتی، ما می‌‌توانیم هر پروژه را به خوبی بررسی کنیم و سود و زیان آن را محاسبه نماییم. به علاوه کنترل کیفیت کاری تکنسین‌ها امکان پذیر است و خود آنها نیز می‌توانند روند پیشرفت کاری را در میز کارشان مشاهده کنند. همچنین امکان مشاهده درآمد، سود و زیان با فیلتر تکنسین، روز و نوع پروژه نیز در این ابزار کنترل کسب و کار وجود دارد.
این مثال نمونه‌ای ملموس از فواید استفاده از تکنولوژی در مدیریت کسب و کارها است. البته این شرکت کمی دیر به فکر استفاده از نرم افزارهای مدیریتی ERP افتاده بود، ولی این ابزارها باز هم توانستند روند پیشرفت آنها را سریع‌تر کنند. تمام مدیران باید بسته به صنعتی که در آن فعالیت دارند، ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را شناسایی کند و هرچه زودتر از آنها استفاده کنند. شاید بعضی مدیران هزینه کردن در این بخش را ضروی ندانند، ولی پس از مدتی که با چالش‌های ریز و درشت کنترل نشدن شرکت روبرو شدند، مجبور خواهند بود چند برابر بیشتر هزینه کنند تا بتوانند به فرآیندهای شرکت نظم ببخشند.
نظرات