اهمیت مذاکره در پیشبرد اهداف سازمان

در این مقاله، قصد دارم در مورد یکی از مهم‌ترین موضوعات کار، یعنی مذاکره، برای شما عزیزان صحبتی داشته باشم.

همه ما می‌دانیم که با اهمیت‌ترین موضوع در جهان مذاکره کردن است.

خیلی از جنگ‌ها، با یک مذاکره خیلی خوب کنسل شده و هیچ دردسری برای هیچ یک از کشورها ایجاد نشده است.

همچنین با مذاکره کردن، خیلی از شرکت‌های بزرگ تجاری توانسته‌اند از ورشکستگی نجات پیدا کرده و به راه خود ادامه دهند.

خیلی از کارمندان ما، با یک مذاکره کردن ساده با مشتری، می‌توانند چرخه صنعت تجارت ما را حفظ کنند.

پس مذاکره کردن، یک حرفه خیلی با اهمیت است که هر مدیر قدرتمندی باید روی این ویژگی‌اش کمی بیشتر کار کند و در امر مذاکره توانمند باشد.

در ابتدا می‌خواهم چند تعریف کاربردی برای مذاکره بازگو کنم:

برخی واژه نامه‌ها، (مذاکره) را به صورت (رایزنی با کسی دیگر به منظور دستیابی به شرایط مشخص یا رسیدن به یک (توافق) تعریف می‌کنند.

البته می‌توان چند تعریف دیگر را هم برای مذاکره ارائه کرد:

. مذاکره به زبان ساده عبارت است از گفت‌وگوی رسمی و جدی بین دو طرف یا سازمان.

. مذاکره به فرآیندی اطلاق می شود که از آن برای تامین نیازهای‌مان در مواردی که کنترل آنچه بدان نیاز داریم و در دست فردی دیگر است،‌ استفاده کنیم. واژگان دیگری همچون (رایزنی) و (چانه زنی) نیز معنایی کم‌وبیش معادل (مذاکره) دارند.

. مذاکره معمولا فرآیند تلاش برای تامین خواسته‌ها، از طریق از دست دادن چیزی که هم‌اکنون در اختیار داریم، در مقابل چیز دیگری که بدان نیاز داریم، است.

. مذاکره در تمامی مبادلات روزمره، از جمله محیط کار یا زندگی اجتماعی کاربرد دارد. دستیابی به توافق برای خریدوفروش، تبادل خدمات یا محصولات، حل اختلافات یا مشارکت در پروژه‌هایی که برای دوطرف جذاب است، می‌توان از جمله مبادلاتی دانست که در همه آن‌ها مذاکره صورت می گیرد

ایده‌هایتان در مورد مذاکره چه تفاوتی با موارد بالا دارد؟ شاید مطالب بالا، سبب ایجاد درک بهتری نسبت به مذاکره برای شما عزیزان شده باشد و حالا بتوانید با درک خیلی بیشتری به کلمه مذاکره نگاه کنید.

یک چیز در مورد مذاکره روشن است و آن این‌که هر روز در زندگی‌مان مذاکره می‌کنیم. برخی از ما بهتر از بقیه می توانند مذاکره کنند به این ترتیب بیشتر به خواسته‌های خود می‌رسند. در بیشتر موارد بدون این‌که بدانیم مذاکره می‌کنیم. به هر حال آگاهی از چندوچون کاری که انجام می‌دهیم، می‌تواند ما را در دستیابی به نتایج بهتر یاری کند. به همین دلیل است که درک ماهیت مذاکره، نحوه کارکرد آن و نیز آمادگی برای مذاکره می‌تواند زمینه دستیابی بهتر به اهداف بالاتر را برای ما فراهم سازد.

یکی از عوامل مهم در مذاکره، شناسایی فرصت برای مذاکره است.

بسیاری از افراد تنها به این دلیل که نمی‌توانند فرصت پیش آمده برای مذاکره را تشخیص دهند، از انجام یک معامله خوب محروم می‌شوند. به هر حال باید بدانید که هر یک از بندها و شرایط ناخوشایند یک معامله نیز قابل مذاکره است. پس باید اول از همه با کمی صبر و آرامش، به موضوع کامل نگاه کرده و بعد تصمیم‌گیری اصلی را انجام دهیم.

حالا می‌خواهم با چند نوع از مذاکره‌ها آشنا شوید (لازم به ذکر است که تمامی این صحبت‌ها از دانش شخصی خودم بوده و هیچ یک از این موضوعات ۱۰۰% نیست و ممکن است دیدگاه‌ها با هم کمی فرق داشته باشد، اما کلیت کار یکی است.).

از دیدگاه من مذاکرات به پنج دسته تقسیم می‌شوند :

۱ مذاکرات روزمره (یا معمولی)

تمامی مدیران رده بالا، تقریبا هر روز از مذاکرات روزمره استفاده می‌کنند، زیرا این مدل از مذاکرات باعث می‌شود اکثر کارهای کوچک خیلی سریع حل‌وفصل شود و به سوی کار بعدی بروند؛ پس مذاکرات روزمره، همانطور که از اسمش پیداست، مذاکراتی است که اهمیت کمی دارد، ولی روزانه به آن می‌پردازیم.

۲ مذاکرات غیررسمی

مذاکرات غیررسمی، معمولا برای موضوعاتی استفاده می‌شود که یا ما یا طرف مقابل را می‌سنجیم و می‌خواهیم کمی جدی‌تر باشیم روی موضوعی که می‌خواهیم در مورد آن بحث کنیم و می‌خواهیم یکسری خط و مرزها برای آن کار را مشخص کنیم، پس یک مذاکره غیررسمی ترتیب می‌دهیم که بتوانیم در مکانی مشخص قراری را بگذاریم و بعد با یکسری تعهدات به مذاکره خودمان ادامه دهیم تا به یک نتیجه‌گیری خوب منجر شود. لازم به ذکر است که مذاکرات غیررسمی، هیچ سندیت یا هیچ صورتجلسه‌ای نخواهد داشت و در صوت توافق بین ۲ نفر، یکسری متعلقات به آن جلسه اضافه می‌شود.

۳ مذاکرات رسمی

مذاکرات رسمی، اغلب با برنامه‌ریزی از پیش تعیین شده صورت می‌گیرد.

مذاکرات رسمی را ما همیشه از قبل برنامه‌ریزی کرده، طرف مقابل را می‌سنجیم، حیطه کاری را در نظر می‌گیریم و برای آن مذاکره ما نقطه شروع و پایان تعیین می‌کنیم.

این مذاکرات معمولا با یکسری از مدیران شرکت، سهامداران یا مدیرعامل انجام می‌شود، به دلیل این‌که تصمیمات خیلی جدی قرار است گرفته شود یا توافقات با اهمیتی قرار است صورت بگیرد، این مذاکرات معمولا دارای تفاهم‌نامه یا صورتجلسه است که در نهایت برای اثبات تفاهم بین دوطرف نوشته و امضا می‌شود.

در مذاکرات رسمی، معمولا از مدیرانی که تجربه خیلی بالایی در مذاکره دارند، استفاده می‌شود تا مذاکره را به نفع خود تمام کنند.

۴ مذاکرات تسهیل شده

در بیش‌تر موارد برای مذاکره و دستیابی به توافق نهایی، به کمک یک شخص ثالث بی‌طرف یا منصف نیاز خواهد بود. این طرف سوم که به پیشبرد مذاکره کمک می‌کند، تنها سبب تسهیل مذاکره بین طرفین می‌شود. این‌گونه مذاکرات تسهیل شده را گاهی (میانجی‌گری) می‌نامند. میانجی‌گر در حقیقت طرفین مذاکره را برای رسیدن به اهداف‌شان توانمندتر می‌سازد. نظر میانجی‌گر در نتیجه پایانی لحاظ نمی‌شود (توجه : گاهی میانجی‌گری را با حکمیت اشتباه می‌گیرند. هر دوی این روش‌ها از شیوه‌ای نه چندان رایج برای حل و فصل تعارض بهره می‌گیرند. این شیوه را در علم حقوق، حل اختلاف جایگزین می‌نامند ).

۵ مذاکرات بحرانی

این نوع از مذاکره از اهمیت زیادی برخوردار است، مذاکرات بحرانی گاهی اوقات منجر به یکسری ضرر و زیان‌ها می‌شود که شاید غیر قابل جبران باشد.

در این مدل از مذاکرات، حتما باید از اصلی‌ترین فرد در شرکت یا بیزنس خودتان استفاده کنید تا آن شخص بتواند در مواقع بحرانی تصمیم گیرنده اصلی باشد.

اگر در این نوع از مذاکرات از اشخاصی استفاده کنیم که حیطه  اختیارات زیادی نداشته باشند، قطعا یکسری ضرر و زیان‌ها به بار می‌آید.

موضوع بعدی این است که در مذاکرات بحرانی نباید کامل به فکر این باشیم که در همان لحظه ضرری نکنیم، باید به فکر آینده مجموعه باشید و حتی شده به فکر این باشید که در این مذاکره با ضرر خیلی کمتری جلو بروید و در آینده این تصمیمات، ضرر بزرگ‌تری به شرکت شما نزند.

حال که این پنج مورد بیان شد، باید بگویم که مذاکره کردن، در اصل یعنی دوطرف می‌خواهند به یک تعاملی برسند برای رشد و پیشرفت مجموعه یا می‌خواهند از ضرر و زیان جلوگیری کنند یا می‌خواهند با تصمیماتی که می‌گیرند، باعث شوند یکسری موضوعات در کارهای‌شان تداخلی نداشته باشد.

پس مذاکره به شدت موثر است و قابل اهمیت.

یک مذاکره کننده خوب، علاوه‌بر این‌که باید از بیان خیلی خوبی برخوردار باشد، باید از چهره و پوشش خوبی هم برخوردار باشد.

همانطور که می‌دانید، ما اول از همه می‌بینیم، بعد می‌شنویم، بعد لمس می‌کنیم و بعد حس چشایی ما به کار می‌افتد.

پس باید برای یک مذاکره، به یکسری از مجموعه ویژگی‌ها اهمیت بیشتری دهیم تا شانس ما را در مذاکره برای برد بیشتر کند.

حتما همه ما شنیده‌ایم که می‌خواهیم در یک مذاکره نتیجه را به برد برد تبدیل کنیم؛ این جمله بسیار معروف است، اما داخل خود مذاکره که هستیم، اول از همه منافع خودمان و شرکت خودمان را در نظر می‌گیریم و همین موضوع باعث می‌شود جلوی دیدگاه وسیع ما را بگیرد لذا در یکسری از موضوعات مذاکره ما قطعا ضرر بزرگی خواهیم کرد، چون همان لحظه که به فکر سود شرکت خودمان هستیم، داریم یک حس بد را به طرف مقابل می‌دهیم و همین موضوع باعث می‌شود که طرف مقابل ما احساس خطر کند و به راحتی ما همان لحظه داریم اعتماد طرف مقابل‌مان را از دست می‌دهیم.

لحظه‌ای که اعتماد طرف مقابلی که روبه‌روی ما نشسته است برای مذاکره را از دست بدهیم، این شروع باخت در مذاکره است.

پس بسیار بسیار دقت داشته باشید که در یک مذاکره چه حسی را به طرف مقابل می‌دهید و حالا چه انتظاری برای دریافت نتیجه دارید.

من یکی از تجارب خودم را در یک مذاکره که خیلی مذاکره حساسی بود، خدمت شما عرض خواهم کرد.

به یک جلسه‌ای دعوت شدیم که حدود ۸ نفر از بزرگان صنعت خرده‌فروشی در بخش چرم دعوت بودند،این جلسه برای ایجاد یکپارچه شدن یکسری از برندها و همسو شدن با هم بود. تنها نقطه اشتراک همه این بزرگواران این بود که می‌دانستند با توافق کردن در این جلسه می‌توانند بیزنس خودشان را گسترش دهند. در این جلسه به صورت خیلی واضح معلوم بود خیلی از این عزیزان که هر کدام دارای سبک و سلیقه خاص خودشان هستند، ولی یک موضوع مهم‌تر به چشم می‌خورد در بین این عزیزان و آن این‌که همه از روش سازش کردن استفاده می‌کردند.

دلیل تنها یک موضوع بود؛ با توافق می‌توانند به کسب و کار خود رونق بیشتری دهند، پس خیلی جاها از سلایق شخصی خودشان دست می‌کشیدند و تابع نظرات جمع بودند.

این نشان‌دهنده آن است که اگر ما با سیاست درست جلو برویم، می‌توانیم حتی در یکسری از شرایط ، به لحاظ اینکه از آینده این موضوع با خبر هستیم، انعطاف پذیر باشیم وسازش کنیم برای آینده‌ای بهتر.

امیدوارم این مطلب مفید واقع شود برای شما عزیزان.‌

جا دارد سال نورا به همه شما عزیزان تبریک بگویم.

از همین فرصت استفاده می‌کنم و سال نو را هم به پدر عزیزم، جناب آقای دکتر پرویز قدملی و مادر عزیزم خانم دکتر تقی‌زاده انصاری و برادرم، جناب آقای مهندس آروین قدملی تبریک و تهنیت عرض می کنم . خانواده من بزرگترین سرمایه من هستند و من همیشه قدردان زحمات شان خواهم بود.

امیدوارم همیشه دلشان شاد باشد و همیشه لبخند روی لبان‌شان باشد.

جا دارد از همینجا به آقای مهندس شاهرخ کشاورز سال نو را تبریک بگویم و آرزوی بهترین ها را برای ایشان دارم، به اکیپ خوب مجله تجارت طلایی تبریک می گویم که پشت پرده زحمات بسیار زیادی می‌کشند.

با تشکر از همگی

پیش به سوی سال ۱۴۰۱ با بهترین اتفاقات