واگذاری مسئولیت، عملکردی حیاتی در مدیریت...

در این سری از مقاله فوق می‌خواهم در مورد واگذاری موثر کارها و مسئولیت‌های کاری برای خوانندگان گرامی، مختصر توضیحاتی ارائه دهم.

توانایی شما در واگذاری کارها به‌طور مناسب، عملکردی حیاتی و مهم در مدیریت بوده و یکی از معیارهای اصلی موفقیت شما به‌عنوان یک مدیر موفق وعالی است. واگذاری کارها هم هنر است و هم دانش. واگذاری کارها در واقع مهارتی است که به شما اجازه حرکت از کاری که می‌توانید انجام دهید به کاری که می‌توانید کنترل کنید، را می‌دهد.

با واگذار کردن کار، شما با شکوفا کردن توانایی‌های سایر افراد، تأثیر‌گذاری خود را چند برابر می‌کنید.

نقطه شروع تفویض کارها، شفاف‌سازی کامل شغلی است که باید انجام پذیرد. شغل شما دقیقاً چیست؟ چگونه سنجش می‌شود؟ چه زمانی لازم است تا این کار تکمیل شود؟ یک فرد به چه سطح از توانایی، مهارت یا تبحر نیاز دارد تا این کار را انجام دهد؟

فرد مناسب را انتخاب کنید

بخش مهم واگذاری، انتخاب فرد مناسب برای انجام کاری مشخص است. شما باید با دقت، کار را با مهارت فرد تطبیق دهید؛ آیا این شخص می‌تواند این کار را انجام دهد؟ آیا این شخص مهارت لازم برای انجام این کار به نحو احسن را دارد؟ این تصمیم کاملاً به قضاوت، تجربه و هوشیاری شما بستگی دارد. یکی از اشتباهات بزرگی که مدیران در واگذاری کارها مرتکب می‌شوند، این است که کارها را به فردی بدون مهارت، تجربه، اعتماد به‌نفس و انگیزه لازم برای انجام کار، واگذار می‌کنند. انتخاب افراد تأثیر مستقیم و زیادی در کیفیت، نتیجه نهایی و حتی شکست یا پیروزی کار دارد.

نتایجی را که انتظار دارید، شرح دهید

زمانی که کار را واگذار می‌کنید، نتایجی را که می‌خواهید شرح و توضیح دهید که چرا آن نتایج را می‌خواهید، زمانی که وظیفه‌ای را محول می‌کنید، کلمه «چرا» مهم‌تر از کلمه «چگونه» است. اگر افراد بدانند که چرا می‌خواهید کاری با این روش انجام شود یا چرا این کار مهم است، انعطاف‌پذیری بیشتری برای تصمیم‌گیری بابت نحوه تکمیل کار داشته و نوآوری و خلاقیت زیادی برای کسب نتایج مورد نظر شما خواهند داشت.

نتایجی را که انتظار دارید، شرح دهید

زمانی که وظیفه‌ای را به صورت شفاهی و نه کتبی محول می‌کنید، احتمال شبهه بسیاری وجود خواهد داشت. زمانی که کارمندان شما به دفتر یا میز کار خود برمی‌گردند، تقریباً بیشتر چیزهایی که از آن‌ها خواسته بودید، وظایف، زمان، استانداردها و ... را فراموش می‌کنند. از آن‌ها بخواهید وظایف و موارد مربوط به آن را یادداشت کرده و برای شما بخوانند.

کل کار را واگذار کنید

شما باید کل کار را واگذار کنید و نه فقط بخشی از آن را. کاری که واگذار می‌کنید باید تحت مسئولیت آن شخص بوده و تکمیل کار باید کاملاً تحت کنترل آن فرد باشد. جدا از خودتان، شخص دیگری نباید در مورد کار محول شده برای کمک یا حمایت تعیین شود. افراد برای اجرای مسئولیت تلاش می‌کنند. زمانی که صددرصد کار را به افراد محول می‌کنید، خیلی بیشتر برای انجام کار طبق برنامه انگیزه پیدا می‌کنند.

در کار مداخله نکنید یا آن را پس نگیرید

سعی کنید به تمایل خود برای نظارت دائم کار کارمندان‌تان غلبه کنید و دائماً به آن‌ها پیشنهاد یا نقدی بر انجام کار توسط خودشان انجام ندهید. از مداخله خودداری کنید. زمانی که کار را محول کردید، طبق توافقی که داشتید، اطمینان کامل خود را از او ابراز کنید.

کار را پس نگیرید. اگر کارمندتان از شما خواست که با او تماس بگیرید یا اطلاعاتی به او بدهید یا از شما انجام کاری را برای اتمام وظایفش خواست، پس کار را دوباره به شما محول کرده است. حال دیگر لازم نیست کارمند شما کاری کند تا زمانی که شما کار خود را تمام کرده باشید. او می‌تواند به میز خود برگردد و با کامپیوترش مشغول شود تا شما کاری را که قول داده‌اید، تمام کنید. هیچ‌گاه این کار را انجام ندهید.

پیشرفت در کار را به‌طور منظم بررسی و ارزیابی کنید. در نهایت، جلساتی منظم را برای بازبینی پیشرفت کار معین کنید. با این جلسات شما شانس نظارت بر کار را خواهید داشت. مثل پزشکی که نبض بیمار را می‌گیرد، نبض کار را با این سؤال در دست داشته باشید، (اوضاع چطور پیش می‌رود؟)

دلیل اصلی برای تشکیل جلسات منظم، دریافت نتایج کاری از افراد است تا بدانید کار را چطور پیش می‌برند. گاهی تصادفاً ممکن است شما کاری فراتر از توانایی شخص به او واگذار کنید. ممکن است کارمند شما مایل به انجام کار باشد، اما دقیقاً نداند چطور کار را انجام دهد. اگر متوجه شدید، کاری که واگذار کرده‌اید فراتر از توان فرد است، ممکن است لازم باشد کار را به نحو دیگری ارائه دهید یا آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. یا ممکن است لازم باشد به آن کارمند منابع بیشتری ارائه دهید یا شخص دیگری را برای انجام آن بخش از کار که توان انجام آن را ندارد، تعیین کنید. انجام یک کار ممکن است نیازمند مهارت‌های گوناگونی باشد. گاهی اوقات شخصی را که برای کاری تعیین می‌کنید، شاید بسیاری از این مهارت‌ها را داشته باشد و فقط فاقد یک مهارت لازم برای انجام کار باشد. در این صورت، می‌توانید این مسئولیت خاص را از این شخص گرفته و به فردی دیگر که دارای مهارت لازم برای آن بخش از کار است، واگذار کنید.

حال در این برهه از زمان باید کارکنانی شایسته پرورش دهیم؛ این موضوع به بزرگ شدن یک سازمان کمک می‌کند و همین‌طور خیلی سریع‌تر به اهداف بلندمدت سازمان دسترسی پیدا خواهیم کرد.

یکی از مسئولیت‌های اصلی شما به عنوان مدیر، تشکیل تیم عالی برای شرکت‌تان است. افرادی که مثبت بوده و با انگیزه زیاد کاملاً وقف کارشان هستند، بسیار بیشتر از افراد عادی بازدهی دارند. آن‌ها کار بیشتر و بهتری انجام می‌دهند و در کارهای‌شان خلاق‌تر هستند.

سازمان‌هایی که بازدهی و کارایی خوبی دارند، آن‌هایی هستند که کارکنان‌شان، حس بسیار خوبی نسبت به خود دارند و از روابط بین خود و رشد و شکوفایی‌شان راضی هستند. افرادی که در کارشان شاد هستند و احساس خوبی نسبت به خود دارند، کارایی بسیار بالاتری نسبت به سایرین دارند.

ریشه و بنیان کارایی و بازدهی بالا، عزت نفس است. عزت نفس به این برمی‌گردد که شما چقدر خود را دوست دارید. هرچه فرد بیشتر خودش را دوست داشته و به خودش احترام بگذارد، عملکرد بهتر و اعتماد و مهارت بیشتری خواهد داشت.

توانایی‌های افراد را شکوفا کنید

روان‌شناسان هفت رفتار کلیدی مدیریتی را معین کرده‌اند که می‌تواند موجب انگیزش افراد زیردست شما بشود و عزت نفس و در نتیجه کارایی آن‌ها را بالا ببرد.

آنها را به چالش بکشید

اوّلین عامل محرکه، چالش است. چالش اوّلین گرایش افراد برای کاری است که معنی‌دار باشد و باعث شکوفا شدن استعداد آن‌ها بشود. افراد دوست دارند به چالش کشیده شوند و کاملاً غرق در کار خود شوند.

برای برطرف کردن این نیاز، باید به افراد کارهایی بدهید که فراتر از توانایی‌های آن‌ها باشد و باعث هر چه بیشتر به‌کارگیری وقت و استعداد آن‌ها برای انجام کار شود. تنها زمانی که افراد برای کار تلاش می‌کنند تا پیشرفت کنند و کاملاً پویا کار خود را انجام می‌دهند، حس برنده بودن پیدا می‌کنند.

به آنها آزادی بدهید

دوّمین انگیزه، آزادی است؛((همان‌طور که قبلاً در فصل پنجم ذکر شد))، افراد از داشتن نهایت آزادی در کار لذّت می‌برند. تمرین کنید، به افراد برای رسیدن به هدف توافق شده، تا جایی که ممکن است آزادی بدهید. کلید ارائه این آزادی به افراد با مدیریت با استثناء و مدیریت هدفمند و توانایی شما در واگذاری کارهاست.

به آنها احترام بگذارید

سوّمین محرک برای داشتن مجموعه‌ای با بازدهی بالا، احترام گذاشتن است. افراد نیاز زیادی به احترام کسانی دارند که از نظر آن‌ها ارزشمند هستند، خصوصاً مدیران‌شان. کارکنان باید قادر باشند، افکار، احساسات و نظریات خود را به رئیس خود ابراز کرده و نیاز دارند حس کنند که رئیس آن‌ها نباشد. هر چه کارکنان شما بیشتر احساس کنند که به آن‌ها احترام می‌گذارید، بیشتر به شما احترام گذاشته و دوست دارند کار خوبی به شما ارائه کنند.

با آنها دوست باشید

چهارمین عامل محرک در دنیای کاری، دوستی است. در محیط کاری امروزه، یکی از مهم‌ترین عوامل، ویژگی دوستی است. افراد دوست دارند برای اشخاصی کار کنند که فکر می‌کنند برای آن‌ها به‌عنوان یک انسان ارزش قائل هستند. زمانی که نظر و رأی دیگران را در مورد چیزی می‌پرسید، محیطی گرم و صمیمانه ایجاد می‌کنید. زمانی که با کارمندان خود صحبت می‌کنید و از آن‌ها در مورد چیزهایی جدا از کار مثل ورزش و تفریحات سؤال می‌پرسید، موجب صمیمیت می‌شوید. شما می‌توانید از خانواده، زندگی و فعالیت‌های شخصی و فرزندان و سایر چیزها سؤال کنید. زمانی که علاقه واقعی نسبت به این موارد نشان دهید، نشان می‌دهید که نه فقط به‌عنوان یکی از کارکنان‌تان، بلکه به‌عنوان یک انسان برای او ارزش قائل هستید.

در دسترس باشید

پنجمین عامل محرک، کنترل است. تعیین شغل برای یک نفر و فراموش کردن آن، خیلی برای فرد ناراحت‌کننده‌تر از این است که کاری را محول کرده و به‌طور منظم روند کار را با او بررسی کنید. هرچه بیشتر روند کار را بررسی کنید، آن فرد بیشتر به اهمیت کار و در پی آن به اهمیت خودش پی می‌برد.

بازدیدی منظم و البته به دور از قضاوت برای کار داشته باشید. سؤال هایی مانند «اوضاع چطور پیش می‌رود؟» بپرسید. همچنین بپرسید که آیا به طریقی می‌توانید به او کمک کنید یا آیا به منابع بیشتری نیاز دارد تا برایش فراهم کنید؟ این رفتار به او نشان می‌دهد که شما هم به کار و هم به فرد مجری اهمیت می‌دهید.

اجازه دهید پیروز شوند

ششمین عامل محرکه این است که تجربه پیروزی فراهم آورید. هر زمانی که کاری را تعیین می‌کنید و فرد مورد نظر، آن را به خوبی انجام می‌دهد و آن را به اتمام می‌رساند، حس پیروزی را تجربه کرده و احساس موفقیت می‌کنید. هر حرف و عملی که شما بتوانید انجام دهید و موجب احساس پیروزی کارمند شما شود، باعث افزایش عزت نفس او شده و در نهایت عملکرد کلی خود را بهتر کرده و  در نتیجه سهم بهتر و بیشتری از موفقیت سازمان را به ارمغان می‌آورد.

توقع بهترین را داشته باشید

هفتمین عامل محرکه، توقعات مثبت است. این یکی از قدرتمند‌ترین ابزارها برای افزایش عزت نفس و اعتماد به‌نفس دیگران است. زمانی که نشان دهید به کارمندان خود اعتماد دارید، معمولاً هر کار ممکنی را انجام می‌دهند تا ثابت کنند که نظر درستی نسبت به آن‌ها دارید.