راهکارهایی برای ترغیب پرسنل به مشارکت بیشتر
ترغیب کارمندان به مشارکت در تصمیم‌گیرهای شرکت باعث رشد آنها و به دنبال آن رشد و پیشرفت شرکت خواهد شد.
اکوسیستم - بنیانگذاران و مدیران شرکت اغلب به حدی درگیر بهبود روابط کاری، پیشرفت محصولات، پروسه‌های کاری و مواردی از این قبیل می‌شوند که ارتباط مستقیم زیادی با کارمندان ندارند. این رفتار در طولانی مدت می‌تواند فرهنگ سازمانی را دچار مشکل کند.
مدیرانی که ارتباط مستقیم با کارمندان خود ندارند، در جلسات دوره‌ای با آنها به مشکل برمی‌خورند. آنها در این جلسات صحبت‌های خود را بیان می‌کنند و کارمندان نیز به خوبی گوش می‌دهند، اما زمانی که این صحبت‌ها به پایان رسید و نوبت به اتفاق اصلی جلسه یعنی مشارکت دیگر کارمندان در بحث می‌رسد با مشکل روبرو می‌شوند. مدیران اغلب مجبورند این بخش از جلسه را به طور پرسش و پاسخ برگزار کنند و نکته آزاردهنده در این مورد آن است که پرسنل تمایلی به سؤال کردن و مشارکت از خود نشان نمی‌دهند. در ادامه راهکارهایی برای ترغیب و تشویق کارمندان به مشارکت در جلسات معرفی می‌شود.
علت مشارکت نکردن را پیدا کنید
از واحد نیروی انسانی یا واحدهای مشابه درخواست کنید تا به وسیله نظرسنجی‌های ناشناس، علل تمایل نداشتن پرسنل به مشارکت در تصمیم گیری‌ها را جویا شوند. این دلایل می‌توانند عمومی یا به خاطر شرایط خاصی به وجود آمده باشند.
انتظارات را مشخص کنید
در ابتدای هر جلسه، هدف از برگزاری آن را به طور کامل مشخص کنید. چنانچه به طور واضح بیان گردد که در این جلسه منتظر شنیدن سؤالات و نظرات کارمندان هستید، آنها نیز با تمایل و رغبت بیشتری در بحث مشارکت خواهند کرد.
در هر جلسه تعداد محدودی موضوع را مطرح کنید
پیچیده بودن بحث‌ها و مطرح کردن موضوعات متعدد در یک جلسه باعث خواهد شد که کارمندان در بحث مشارکت نداشته باشند. بعضی وقت‌ها محتوایی که در جلسات مطرح می‌شوند به اندازه‌ای پیچیده و متنوع هستند که کارمندان حتی نمی‌توانند یک پرسش مرتبط با آن پیدا کنند. بخاطر داشته باشید که وظیفه مدیر انتشار اطلاعات نیست، یک مدیر خوب باید بتواند تیم خود را متمرکز کند، ارتباطات کاری مناسبی ایجاد کند و از همه مهم‌تر کارمندان را به مشارکت هرچه بیشتر ترغیب کند.
زمان کافی برای مشارکت پرسنل در نظر بگیرید
اشتباهی که معمولا در برنامه ریزی جلسات پیش می‌آید، تخصیص زمانی اندک به پرسش و پاسخ و مطرح کردن نظرات است. اگر زمان کوتاه باشد، کارمندان نگران آن هستند که مزاحم وقت دیگران یا مدیر شوند، به همین دلیل از مشارکت خودداری می‌کنند.
رای گیری کنید
رای گیری گروهی باعث خواهد شد که کارمندان جسارت بیشتری پیدا کنند و نظرات خود را بیان کنند. بهتر است در انتهای هر جلسه راجع به موضوع یا موضوعاتی که مطرح می‌شود، رای گیری کنید.
روی یک نفر تمرکز نکنید
حتی برون‌گرا ترین افراد نیز هنگام صحبت کردن در بین همکاران دچار استرس می‌شوند. به منظور رفع این مشکل می‌توانید از کارمندان بخواهید که به طور گروهی بحث کنند و در نهایت یک نفر به عنوان نماینده گروه نظرات نهایی را ارائه دهد. در این حالت چون نظرات متعلق به گروه هستند، دلهره کمتری از بیان آنها وجود دارد.
سوال بپرسید
درخواست از کارمندان برای مطرح کردن سؤال آنها را در شرایطی آزار دهنده قرار می‌دهند. به جای اینکه از کارمندان بخواهید سوال مطرح کنند، می‌توانید با سوالی کلی جواب‌های آنان را جویا شوید. به این ترتیب آنها نیز در موضع قدرت قرار می‌گیرند و با تمایل بیشتری در بحث مشارکت خواهند کرد، برای مثال در پایان سخنرانی از آنها بخواهید چالش‌های اجرای موضوع مورد بحث را ذکر کنند.
از برگزاری جلسات بزرگ پرهیز کنید
در صورتی که مدیر یک سازمان بزرگ هستید، به طور حتم با سالن‌های بزرگ کنفرانس و جلسه آشنایی دارید. این سالن‌ها به طور کلی برای پرسنل استرس زا هستند و باعث می‌شوند که افراد از مشارکت در بحث خودداری کنند. سعی کنید جلسات مشارکت را با تعداد افراد کمتری برگزار کنید و با مطرح کردن یک موضوع، جریان ایده‌ها و نظرات را به حرکت درآورید.
خود را دانای کل نشان ندهید
وقتی کارمندان از رفتار مدیر خود در گروه‌ها و رسانه‌های اجتماعی به این نتیجه برسند که او فردی فوق العاده حرفه‌ای و با تجربه است، تمایل کمتری به مشارکت و ارائه‌ی سؤال و پیشنهاد خواهند داشت. آنها ترجیح می‌دهند از چنین مدیری پیروی کنند. بهتر است رفتاری متواضعانه داشته باشید و با سؤال پرسیدن، از اطرافیان طلب مشارکت کنید.
مشتاق به صحبت کردن باشید
چنانچه پرسنل شرکت، مدیر را فقط در جلسات و سخنرانی‌ها ببینند، مسلما تمایل کمتری برای همکاری خواهند داشت. آنها تصور می‌کنند که ارائه نظرات فایده‌ای ندارد یا حتی عواقب بدی خواهد داشت. سعی کنید خود را فردی اجتماعی نشان دهید و در جلسات غیر رسمی بیشتری با کارمندان شرکت کنید. نظرات آنها را در جلسات کوچک جویا شوید و برای شنیدن صحبت‌های آنان از خود اشتیاق نشان دهید.
نظرات