نحوه آسان سازی پروسه بازخورد در کسب و کار
بخش مهمی از وظایف مهم مدیران مربوط به فرآیند تبادل بازخورد است؛ اما اکثر مدیران کسب و کارها در این‌باره مهارت‌های لازم را ندارند.
اکوسیستم - علیرغم اینکه تمام تئوری‌های کسب و کار بازخورد را یک موهبت تلقی می‌کنند، اما اغلب مردم چنین تصوری را ندارند. اکثر مردم نه تنها از بازخورد گرفتن اجتناب می‌کنند، بلکه علاقه‌ای هم به شنیدن نظر دیگران در مورد کیفیت کار خود ندارند؛ از اینرو مدیران یک کسب و کار باید با کارمندان تعامل مثبت و سازنده‌ای داشته باشند. بازخورد دادن بخش مهمی از وضایف یک مدیر است که حتی می‌تواند درد سرآفرین باشد. در ادامه راهکارهایی برای تسهیل این فرآیند، شرح داده شده است.
هرگز فراموش نکنید که کارمندان باید در جلسات عمومی تشویق شوند، اما به طور خصوصی مورد انتقاد قرار گیرند.
اعتماد سازی کنید؛ اگر پرسنل به شما اعتماد داشته باشند، راحت‌تر و بهتر انتقادات را قبول می‌کنند. در شرایط ایده‌آل زمانی که یک کارمندی بازخورد می‌گیرد، درک می‌کند که شما قصد دارید با بهبود کار وی به کل سازمان خدمت کنید. هرچه میزان اعتماد بین شما و کارمندان‌تان بیشتر باشد، بحث‌های مهم راحت‌تر مطرح می‌شوند و نتیجه بهتری نیز خواهند داشت؛ زیرا شما و کارمندان‌تان در فضای همکاری و مشارکت قرار دارید و به قضاوت کردن یکدیگر فکر نمی‌کنید.
انتقاد را در قالب جملاتی الهام بخش به کارمندان منتقل کنید. اکثر مدیران بازخورد را به عنوان سلاحی برای مجازات دیگران در نظر می‌گیرند، اما این روش هرگز نتیجه مثبتی به دنبال نخواهد داشت. بازخورد باید معتبر باشد و باعث ایجاد انگیزه در کارمندان شود.
زمان مناسبی را برای انتقاد برگزینید، بطور مثال هنگام عصبانیت کسی را مورد انتقاد قرار ندهید زیرا مخاطب‌تان حالت تدافعی به خود خواهد گرفت. همیشه با قصد و نیت خوب به دیگران بازخورد دهید.
نخست مخاطب خود را برای شنیدن آماده کنید. زمانی که ذهن افراد باز باشد، انتقادات شما را بهتر می‌پذیرند؛ بطور مثال می‌توانید از این جملات استفاده کنید، برای یک گپ دونفره وقت داری؟ می‌خواستم پیشنهاداتی را با شما به اشتراک بگذارم و در صورتی که الان آماده نیستید، می‌توانیم آن را به زمانی دیگر موکول کنیم. به این صورت مخاطب متوجه می‌شود که شما می‌خواهید به وی کمک کنید.
فقط به این علت که بازخورد دادن به دیگران کار دشواری است، از آن صرفنظر نکنید. چنانچه افراد نتوانند با یکدیگر گفتمان سازنده‌ای داشته باشند، محیط کار دلپذیر نخواهد بود. دشواری‌های مسیر به شما کمک می‌کند که به یکدیگر نزدیک‌تر شوید.
به خاطر داشته باشید که فرآیند بازخورد نباید صرفا یکطرفه باشد؛ شما به عنوان یک مدیر کسب و کار باید ارزش بازخوردهای دیگران را نیز درک کنید. بازخورد یک روش عالی به منظور یادگیری و پیشرفت است، برای این منظور می‌توان از سه روش به شرح زیر استفاده کرد:
- همواره به دنبال دریافت بازخورد باشید. از اعضای تیم خود بپرسید که آیا به نظر شما این روش جواب می‌دهد؟ کار دیگری هست که انجام بدهم؟
- رفتار دوستانه‌ای داشته باشید. قطعا برای اعضای تیم دشوار خواهد بود که مدیر خود انتقاد کنند. شما از بعضی نقاط ضعف خود آگاه هستید؛ از همکاران‌تان بخواهید اگر اشتباهی از سمت شما رخ می‌دهد، به شما گزارش بدهند. اکثر اوقات اگر شما به مشاوره همکاران‌تان گوش دهید، آنها نیز راحت‌تر انتقاد را می‌پذیرند.
- به بازخوردها گوش دهید و پاسخگوی آنها باشید، ولی هیچگاه واکنش عصبی نشان ندهید. شما مجبور نیستید هرچه دیگران می‌گویند را قبول کنید، اما باید به صحبت آنها گوش دهید. بازخورد را به عنوان نقطه نظر دیگران در مورد کار خود ببینید، نه قضاوت آنها در شما، به این ترتیب نگرش بهتری نسبت به موضوع پیدا می‌کنید.
از حقیقت هراس نداشته باشید، شما به عنوان یک مدیر باید محیطی حمایتی و آموزنده را برای اعضای تیم خود فراهم کنید که در آن رشد کنند. رشد و پیشرفت هیچگاه متوقف نخواهند شد و مدیر یک کسب و کار باید همواره این نکته را به خاطر داشته باشد.
نظرات