تخصیص بهینه منابع محدود و انتخاب تیم مناسب و مدیریت مطلوب به کسب و کار کمک می‌کنند
سه عامل تخصیص بهینه منابع محدود، انتخاب تیم مناسب و مدیریت مطلوب به یک کسب و کار کمک می‌کنند تا در موعد مقرر بتواند به تعهدات خود عمل کند.
اکوسیستم – یکی از دشوارترین وظایف رهبران کسب و کار، تصمیم گیری‌های سرنوشت ساز راجع به پروژه‌ها و وظایف مهم است. به عنوان مدیر یک کسب و کار هر روز با وظایفی از قبیل مدیریت یک بحران یا موقعیت اورژانسی، اولویت بندی پروژه‌ها و تصمیم گیری در مورد مسائل تاثیر گذار بر بقای کسب و کار روبرو هستید؛ قطعا نمی‌توانید به تنهایی تمام این وظایف را انجام دهید؛ از اینرو به عنوان رهبری باهوش، به یک تیم کاری عالی و همچنین شبکه‌ای از ارتباطات مؤثر احتیاج دارید. اما سوالی که مطرح می‌شود این است که چگونه می‌خواهید منابع محدود را تقسیم بندی کنید، به ویژه زمانی که هر یک از پروژه‌ها را به عنوان یک اولویت برتر می‌بینید؟
اولویت بندی مجدد پروژه‌ها
اکثر مردم به منظور سامان دهی وظایف خود، کارها را بر اساس اهمیت و ضرورت‌شان اولویت بندی می‌کنند. بر همین اساس، موارد فوری و ضروری اولویت اول محسوب می‌شوند و سایر موارد نیز اولویت پایین‌تری دارند. جیک گیبسون (مؤسس شرکت نردوالت) معتقد است، این روش برای مدیران متوسط در شرکت‌های بالغ کارآمد است؛ اما برای کارآفرینانی که تازه کسب و کار خود را تاسیس کرده‌اند، کارها به این سادگی انجام نمی‌شود؛ زیرا اولویت‌های زیادی با دامنه نامشخص وجود دارد و خطوط واضح و روشنی به منظور اولویت بندی بر مبنای اهمیت موجود نیست.
بنابراین رهبران استارتاپ‌های تازه تاسیس، باید اولویت‌های قبلی خود را مجددا بازبینی کنند. سودآوری هر فرآیند، منابعی که به آنها تخصیص می‌دهند، سرعت انجام هر پروژه و ارزشی که برای مشتریان و سرمایه‌گذاران به وجود می‌آورد را دوباره بررسی کنند تا بتوانید بهترین تصمیم گیری را انجام دهند.
تخصیص منابع موجود
در گام بعدی باید اطمینان حاصل کنید که ابزار مناسب جهت بررسی پروژه‌ها و اختصاص منابع به آنها در اختیار دارید. بعضی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و مدیریت منابع به گونه‌ای طراحی شده است که به شما اجازه می‌دهند مهارت‌ها، ظرفیت‌ها و قابلیت‌های کارمندان‌تان را با دستورالعمل‌ها و اولویت‌های هر پروژه تطبیق دهید.
این راهکار عینی تخصیص منابع باعث می‌شود که بتوانید درک صحیحی از ملزومات هر پروژه داشته باشید و از اطلاعات به منظور توزیع منابع در پروژه‌های مختلف بهره ببرید.
انتخاب تیم کاری
بالغ بر 40 درصد کارآفرینان برتر، توانایی در برقراری ارتباطات، توصیف اهداف و به وجود آوردن انگیز در تیم کاری را بزرگ‌ترین دستاوردهای خود می‌دانند. تیم کاری شما در واقع نیروهایی هستند که مسئولیت موفقیت پروژه‌ها را دارند، به همین دلیل حائز اهمیت است که افراد مناسبی را برای همکاری انتخاب کنید. با این وجود چنانچه قصد دارید تمام پروژه‌ها با موفقیت به اتمام برسند باید دقیقا نقاط ضعف و قوت تیم خود را شناسایی کنید و بدانید چگونه این فراز و فرودها را به توازن برسانید. البته این کار برای کارآفرینان تازه کار و سازمان‌هایی که در آنها یک هیئت مدیره حاکم است، دشوارتر خواهد بود.
توزیع مدیریت
سپردن مسئولیت پروژه‌های مختلف به رهبران و مدیرانی که بتوانند منابع مورد نیاز برای هر پروژه را از شما تحویل بگیرند و به شما اطمینان بدهند که در موعد مقرر پروژه‌ها را تکمیل می‌کنند، یکی از کلیدهای موفقیت است.
اگر سعی کنید تمام کارها را به تنهایی مدیریت کنید، فقط بدون اینکه پروژه‌ها را بهینه و مؤثر پیش ببرید زمان زیادی را هدر خواهید داد. بهتر است افراد قابل اعتمادی را برای مدیریت پروژه‌ها انتخاب کنید و به یاد داشته باشید که روی اولویت‌های مهم‌تر تمرکز کنید.
کاهش حجم کار
پری مارشال (مشاور کارآفرینی) تاکید می‌کند که همواره اصل پارتو را به یاد داشته باشید؛ این اصل می‌گوید که ۸۰ درصد نتایج، از ۲۰ درصد تلاش‌های انجام شده، حاصل می‌شوند؛ این اصل در مورد مدیریت زمان نیز صدق می‌کند. باید بیشتر زمان خود را برای اموری که بهترین نتایج را می‌دهند، صرف کنید و سایر کارهایی که در این دسته قرار ندارند را کنار بگذارید.
اگر وظایف زیادی را برای انجام دادن دارید، قطعا نمی‌توانید تمام آنها را همزمان انجام دهید، بنابراین ناچار به اولویت بندی خواهید بود. مسلما همه وظایف ارزش یکسانی را برای شما ندارند، اندکی وقت صرف کنید تا پی ببرید که کدام یک از این امور ارزش آفرینی کمتری دارند. نگران کنار گذاشتن این امور نباشید، حتی اگر منجر به از دست دادن بعضی از مشتریان فعلی یا تغییر طرح‌های رشد کسب وکارتان شود.
تخصیص منابع، کار دشواری است، به خصوص هنگامی که تمام پروژه‌ها را در اولویت اول قرار داده باشید. اندکی وقت صرف کنید تا نقاط ضعف را شناسایی کنید و رویکردهای خود را دوباره مورد بازبینی قرار دهید. با تخصیص بهینه منابع محدود و تقسیم وظایف بین مدیران و رهبران شایسته، می‌توانید کارایی سازمان را به حداکثر برسانید.
نظرات