افزایش ساعت کاری باعث افزایش بهره وری نمی شود
ساعات کاری طولانی و فشرده راه مناسبی برای افزایش بهره وری نیست؛ بلکه با رعایت نکاتی ساده می‌توان در مدتی کوتاه بیشترین میزان بهره وری را داشت.
اکوسیستم – اگر چه در طول روز ساعات کاری محدودی داریم، اما روش‌ها و استراتژی‌های متعددی وجود دارد که با بکار بستن آنها می‌توانیم بهره وری را افزایش دهیم و نهایت استفاده را از هر ساعت کاری داشته باشیم. رابرت پوزن (نویسنده کتاب نهایت بهره وری) استراتژی هتفگانه‌ای را برای رسیدن به حداکثر بهره وری در هر ساعت کاری مطرح کرده است.
وی در کتاب نهایت بهره وری خود می‌گوید نتایج را به حداکثر و ساعات را به حداقل برسانید. پوزن در تشریح این گفته خود در دانشکده مدیریت MIT Sloan شرح داد من هر روز افراد زیادی را می‌بینم که با زندگی روتین خود در جنگ و جدال هستند، این عملکرد عقلی متعارف و روشمند است. در ادامه استراتژی هتفگانه‌ای وی تشریح داده می‌شود.
گام اول: اندازه گیری بهره وری با میزان نتیجه گیری
پوزن باور دارد که میزان ساعات کاری معیاری مناسبی برای اندازه‌گیری عملکرد نیست. وی می گوید: من از خبرنگاران می‌پرسم تا به حال برای‌تان پیش آمده است که سه هفته مداوم برای یک مقاله وقت بگذارید و نتیجه مطلوبی نداشته باشد؟ یا برعکس، اتفاق افتاده است که فقط سه روز وقت صرف یک مقاله کنید و نتیجه فوق العاده باشد؟ مفیدترین استفاده شما از وقت‌تان چه موقعی بوده است؟
گام دوم: رتبه بندی اهداف
پوزن این گام را مرحله مهمی می‌داند که اغلب افراد آن را به درستی انجام نمی‌دهند. چگونه می‌توانید بفهمید که چطور باید زمان با ارزش‌‌تان را بگذرانید وقتی که اولویت‌های خود را نمی‌شناسید؟ او پیشنهاد می‌کند که پس از شناسایی اولویت‌های خود باید به خاطر داشته باشید که به چه مواردی علاقه دارید و نقاط قوت شما چیست؛ دلیل هر هدف خود را شناسایی کنید و بدانید که چگونه باید از آنها به منظور رفع نیازهای کلی‌تر خود و شرکت استفاده کنید.
گام سوم: در صورت امکان، وظایف بزرگ باید تقسیم شوند
وقتی با وظایف کاری کوچک، ساده یا سریعی روبرو می‌شوید، بهترین روش این است که به سرعت آنها را انجام دهید و اگر وظایفه محوله به گونه‌ای نیستند که بتوانید سریع به آنها رسیدگی کنید، باید روش دیگری را بکار ببرید. پروزن می‌گوید: وظیفه مذکور را به چند بخش ساده تقسیم کنید و با آسان‌ترین بخش‌ها شروع کنید. وقتی شروع به کار کردید و یک قسمت آن را انجام دادید، برای مابقی بخش‌ها احساس بهتری خواهید داشت.
او در مورد رسیدگی به ایمیل‌ها می‌گوید: خود را محدود کنید و فقط هر چند ساعت یکبار ایمیل خود را چک کنید و به ایمیل‌های رسیده پاسخ دهید؛ البته تنها آنهایی که به جواب فوری نیاز دارند.
گام چهارم: از آخر شروع کنید
یکی از استراتژی‌های پوزن برای انجام پروژه‌های دشوار و مهم، شروع کردن با موردی است که فکر می‌کنید نتیجه هستند، زیرا همیشه می‌توانید در طول مسیر آنها را مرور کنید و در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام دهید. او در این مورد توضیح می‌دهد: بطور مثال اغلب افراد ۶ یا 7 هفته را برای جمع‌آوری اطلاعات و مصاحبه با مردم صرف می‌کنند و فقط یک الی 2 هفته آخر را به منظور جمع بندی اطلاعات و یافتن پاسخ‌های کلیدی اختصاص می‌دهند. این روش برای رسیدگی به پروژه‌های پژوهشی مناسب نیست. هرچه بیشتر تعلل کنید، اطلاعات بیشتری را جمع آوری خواهید کرد که ربطی به موضوع شما ندارند.
گام پنجم: زمان‌های فراغت خود را برای تامل کردن صرف کنید
زندگی بدون تفکر ارزشی ندارد، حتی اگر نیاز است که برای هر دقیقه‌تان در روز برنامه ریزی کنید، تفکر کردن را در زمانی انجام دهید که برای آن برنامه ریزی نکرده بودید. پوزن در اینباره می‌گوید: شما به زمان‌هایی برای تامل و تفکر کردن احتیاج دارید؛ به این ترتیب می‌توانید مطمئن شوید که تلاش‌های‌تان در طول روز در جهت اهداف‌تان بوده است، احتیاج نیست که این زمان را با شرکت کردن در انواع جلسه‌ها هدر دهید.
گام ششم: انتخاب‌های روزانه را به حداقل برسانید
این مرحله به دلیل تنوع در زندگی برای بسیاری از ما می‌تواند دشوار باشد. ما از انتخاب‌های روزانه راجع به نوع غذا و لباس اندکی لذت می‌بریم، اما پروزن معتقد است با محدود کردن انتخاب‌ها در مورد خوراک و پوشاک زمان با ارزش زیادی را می‌توان ذخیره کرد.
گام هفتم:کار خود را به خانه نبرید
اگر چه ممکن است این مرحله نیز برای ما سخت باشد، اما یکی از گام‌های مهم است؛ زیرا به نظر نمی‌رسد زندگی یک بازی باشد که ما با حصول بهره وری بیشتر و ساعات کاری طولانی‌تر در آن برنده شویم. پوزن می‌گوید: سر ساعت مناسب به خانه بروید و شام را همراه با خانواده میل کنید، در این زمان به تلفن یا ایمیلی پاسخ ندهید. زمان کوتاهی جلوی در خانه توقف کنید و ایمیل‌های خود را چک کنید بعد برای 2 تا 3 ساعت تنها روی وقت گذراندن با خانواده متمرکز شود. سال‌های بعد زمانی به گذشته فکر می‌کنید، این دو سه ساعت کنار خانواده جزو بهترین زمان‌های شما خواهد بود.
نظرات