با زمان بندی مناسب بهره وری در محیط کار را افزایش دهیم

با زمان بندی مناسب بهره وری در محیط کار را افزایش دهیم

بسیاری از افراد در بین ساعت‌های کاری خود، زمان زیادی را ناخواسته تلف می‌کنند؛ این در حالی است که با برنامه ریزی صحیح می‌توان به سهولت این وقت‌های بیهوده را به حداقل رساند و بهره وری را افزایش داد.

اکوسیستم – کاترین لوری و آلن براور (دو کارآفرین موفق)، راهکاری را ارئه کردند که بر اساس آن می‌توانید برای تمام ساعت‌های روزانه برنامه ریزی کنید و زمان‌هایی تلف می‌شوند را به حداقل برسانید.

رزرو کردن تمام موارد

اغلب از تقویم برای برنامه ریزی فعالیت‌هایی که باید در زمان مشخصی انجام شوند، استفاده کنیم، فعالیت‌هایی از قبیل قرار ملاقات‌ها، یادآوری برای تماس تلفنی و ... . اما برای از بین بردن زمان‌های بیهوده باید تمام فعالیت‌های روزانه اعم از کاری و غیرکاری را در تقویم زمان بندی کنیم، این موارد شامل مدت فعالیت ورزشی در باشگاه، معاشرت با دوستان یا خانواده یا حتی شام خوردن و دوش گرفتن نیز می‌شود.

این نوع از برنامه ریزی باعث می‌شود که دقیقا بدانید در حال حاضر چه کاری را باید انجام دهید؛ به علاوه در آینده نیز می‌توانید میزان پیشرفت خود را بررسی کنید. به این ترتیب به مرور زمان یاد می گیرید که چگونه به بهترین شکل از زمان خود استفاده کنید و در عین حال وقت‌های بیهوده را به حداقل برسانید.

کاهش وقت‌های مرده

کاهش وقت‌های مرده

اگردر تمام روز به مکالمات یا ملاقات‌های پراکنده بپردازید، زمان‌های مرده 30 تا 60 دقیقه‌ای بین آنها به وجود می‌آید، همین امر سبب می‌شود که تمرکز خود بر فعالیت‌های‌تان را از دست بدهید.

اگر وظایف خود را به درستی زمان بندی کنید، وقفه‌های کمتری در بین برنامه‌های‌تان به وجود می‌آید و می‌توانید میزان اوقات مرده نیز کاهش دهید؛ در نتیجه می‌توانید کارهای بیشتری را انجام دهید.

تخمین دقیق زمان

احتمالا به دفعات این جمله را شنیده‌اید کارها به اندازه‌ای که برای‌شان زمان در نظر می‌گیرید، طول خواهند کشید. این موضوع کاملا درست است و به ویژه برای فعالیت‌هایی که مستعد بی نظمی و طولانی شدن هستند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند؛ بطور مثال می‌توان به ارائه درخواست استخدام برای گرافیست از طرف شرکت اشاره کرد، چنانچه برای این موارد زمان شروع و پایان دقیقی مشخص نکنید، مسلما انجام آنها بیش از مدت پیش بینی شده بطور می‌انجامد.

پایبندی به زمان بندی

پایبندی به زمان بندی

قطعا برای شما نیز پیش آمده است که وقتی برای فعالیت‌های روزانه برنامه ریزی می کنید، آنها بیش از مدتی که اختصاص داده‌اید بطور می‌انجامند. در این شرایط برای خود یا دیگران بهانه می‌آورید که سرتان شلوغ است و به همین علت کارهای‌تان به تعویق می‌افتد.

این اتفاق به این دلیل می‌افتد که شما حد و مرز بین فعالیت‌های‌تان را به درستی مشخص نکرده‌اید. در حقیقیت نباید به خود اجازه دهید که از مرز زمان انجام یک فعالیت بگذرید و وارد مرز کار بعدی شوید.

نظرات