چگونه فرایند تبادل بازخورد را در فرهنگ سازمانی نهادینه کنیم؟
برای نهادینه کردن فرایند تبادل بازخورد در فرهنگ سازمانی، به مشارکت و تلاش تمام اعضای تیم کاری مخصوصا رهبر تیم نیاز است.
اکوسیستم - فرهنگ سازمانی در اکثر شرکت‌های موفق مشابه است؛ در این شرکت‌ها پرسنل راجع به کارهایی که انجام می‌دهند و کارهایی که انجام نمی‌دهند، صداقت دارند و آماده‌اند که ایده‌ها و عقاید جدید را قبول کنند، همچنین آنها در برابر تغییرات مقاومت و مخالفتی از خود نشان نمی‌دهند.
بازخورد یکی از اصول مهم در تمام سازمان‌ها است، زیرا به کارمندان برای بهبود عملکردشان کمک زیادی خواهد کرد. همچنین به رهبران کسب و کار نیز کمک می‌کند تا اطلاعاتی که برای ساختن سازمانی خوب و بی عیب و نقص احتیاج دارند را به دست آورند. بدون فرایند بازخورد، علاوه بر اینکه پیشرفت کارمندان با مشکل روبرو می‌شود، سازمان نیز قادر نخواهد بود مسیر درست خود را پیدا کند. با مهیا کردن محیط کاری که در آن بازخورد مورد استقبال اعضا قرار گیرد، گام موثری برای رشد شرکت و اعضای آن برداشته‌اید.
رهبران صحت بازخورد را تثبیت می‌کنند
فرهنگ تبادل بازخورد، باید از مقامات بالای هر سازمانی آغاز شود؛ فقط یک گام اشتباه رهبر یک کسب و کار در این مورد کافی است تا تمام فرایند بازخورد تخریب شود. چنانچه به فردی که ایده‌های خوبی در ذهن دارد بی توجهی شود یا فرصت اظهار نظر پیدا نکند، دیگر اعضای سازمان نیز صداقت و ذهنیت باز خود را کنار خواهند گذاشت.
به عنوان رهبر کسب وکار باید به تمام اعضای تیم نشان دهید که بازخوردهای سازنده مورد استقبال قرار می‌گیرند و تمایل دارید که عملکردتان را بهبود بخشید. زمانی که در عمل نشان دهید که پذیرای بازخورد هستید، حتی اگر آنچه می‌شنوید برخلاف میل شما باشد، به اعضای تیم خود کمک خواهید کرد تا برای بیان عقاید خود اعتماد به نفس پیدا کنند. به علاوه مجموعه‌ای از هنجارها را در سازمان پایه ریزی خواهید کرد که به کمک آن، خودتان نیز می‌توانید به سایرین بازخورد بدهید.
فرایند بازخورد باید از فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان متفاوت باشد. در حقیقت اگر پرسنلی به امتیازی که در فرایند ارزیابی عملکرد به دست آورده است، اعتراض دارد، باید بدانید که بخشی از فرهنگ تبادل بازخورد در سازمان شما با مشکل مواجه بوده است. در عین حال مهارت‌های مدیریتی شخصی که مسئول بخش کارمند مذکور می‌باشد، هم زیر سوال می‌رود.
برای اغلب مردم به ویژه کارمندان، انتقاد مستقیم از تصمیم و نحوه عملکردشان احساس ناخوشایندی را همراه خواهد داشت. از اینرو، آنان معمولا این کار را به تاخیر می‌اندازند و همین موضوع نیز سبب می‌شود تا از یکدیگر بدگویی کنند و جو مسمومی در فضای شرکت به وجود آید.
برای مطمئن شدن از اینکه چنین اتفاقی رخ نمی‌دهد، رهبر یک کسب و کار موظف است که انجمن‌ها و راهکار شفافی را به منظور تبادل بازخورد در نظر بگیرد، بطوری که کارمندان قادر باشند به آسانی و بدون محدودیت‌های غیر ضروری، به بیان ایده‌های خود بپردازند و به تمام اعضای سازمان بازخورد بدهند. بهتر است مدیران در فواصل ارزیابی‌های رسمی عملکرد، کارمندان سازمان را به ارائه و دریافت بازخورد ترغیب کنند.
بازخورد سازنده یک مهارت است نه یک استعداد ذاتی
وجود یک فرهنگ بازخورد صحیح، به کارمندان ین اجازه را می‌دهد که آنچه نیاز دارند را تغییر دهند؛ ولی اینکار را با روشی پیش می‌برد که اعتماد میان اعضا تضعیف نشود؛ زیرا اعتماد اعظای تیم کاری به یکدیگر برای پرورش ارتباطات سازنده در محیط کار امری ضروری است. ایجاد چنین محیطی مستلزم کار و مشارکت همگانی می‌باشد که بدون تلاش به دست نمی‌آید.
شرکت‌های برتر جهان با برگزاری کارگاه‌های آموزشی، فرصت خوبی برای کارمندان خود به وجود می‌آورند تا مهارت‌های مرتبط با دریافت و ارائه بازخورد را بیاموزند و تمرین کنند. به این ترتیب کارمندان متوجه می‌شوند که انگیزه‌ها و نیات شخصی، نقشی در فرایند تبادل بازخورد ندارند.
فرقی نمی‌کند که با اعضای ارشد یا جوان‌تر سازمان صحبت می‌کنید؛ بیان صادقانه بازخورد اگر با احساس همدلی و درک متقابل همراه باشد، به ارتباطاتی بهتر و قوی‌تر منجر می‌شود و بازدهی کلی شرکت را نیز افزایش می‌دهد.
نظرات