کارآفرینان پرمشغله چگونه می توانند وظایف خود را مدیریت کنند؟
از آنجا که کارآفرینان اشتیاق زیادی برای اجرا کردن ایده‌های خود دارند، ناخواسته مسئولیت‌های زیاد را بطور همزمان به عهده می‌گیرند و با این چالش روبرو می‌شوند که چگونه تمام این امور را به صورت مطلوبی انجام دهند.
اکوسیستم – معمولا کارآفرینان نقش‌های زیادی را باید بطور همزمان ایفا کنند، از جمله کارآفرین، مدیریت فروش، نظارت بر دریافتی‌ها و پرداختی‌های مالی، پشتیبانی مشتریان، مدیریت رسانه‌های اجتماعی، منشی حمل و نقل و انبارداری و...
با وجود اینکه پذیرفتن این همه مسئولیت برای بعضی از مردم سرگرم کننده است و حتی تنوع وظایف، خستگی را از آنها دور می‌کند، ولی مسئله مهم این است که به عنوان یک کارآفرین چگونه می‌توانید تمام این امور را بطور کامل و موثر انجام دهید.
سازمان‌های بزرگ امکان استخدام کارمندان زیادی را دارند و می‌توانند هر کدام را برای به عهده گرفتن یکی از این وظایف آموزش دهند. اما معمولا برای کارآفرینان این امکان وجود ندارد و پذیرفتن این مسئولیت‌های چندگانه امری عادی محسوب می‌شوند؛ حتی در شرایطی که کارآفرین مذکور سابقه و مهارتی در تمام این حوزه‌ها نداشته باشد.
اگرچه اغلب کارآفرینان از روحیه‌ای صمیمی و خلاق هستند و تمایل دارند نقش‌های مختلفی را به عهده بگیرند، اما در صورتی که این روند تداوم داشته باشد منجر به کاهش سودآوری کارآفرینان منجر می‌شود. یک ضرب‌المثل قدیمی می‌گوید: اگر دستیار ندارید، خودتان دستیارید! نکته اینجا است که برای یک کارآفرین هوشمند و خلاق، به لحاظ اقتصادی و سازمانی توجیه پذیر نیست که وقت را صرف کارهای متفرقه کنند.
اگر یک کارآفرین پرمشغله هستید نکاتی که در ادامه مطرح شده‌اند، می‌توانند به شما کمک کند.
لیستی از وظایف غیر ضروری خود را تهیه کنید
به عنوان یک کارآفرین، کارها و امور ضروری را باید خودتان انجام دهید و مابقی امور را به دیگران بسپارید. تیموتی فریس (مربی و مشاور مدیریت زمان) در این رابطه می‌گوید در محول کردن وظایف غیر ضروری به دیگران عملکرد بسیار موفقی داشته است و همین امر باعث شده او به تئوری هفته‌ی کاری چهار ساعته دست پیدا کند.
به عنوان یک کارآفرینان احتمالا در طول روز کارهای زیادی را انجام می‌دهید که دیگران نیز می‌توانند از عهده انجام این امور برآیند، بنابراین بهتر است وقت خود را برای کارهایی مثل ملاقات با مشتریان مهم، تجارت و معاملات بیشتر، تفکر استراتژیک و بازاریاب بگذارید. البته این کسب وکار خاص شما است که ضرورت و اولویت امور را مشخص می‌کند، اما خودتان بهتر می‌دانید که باید وقت‌تان را صرف چه کارهایی کنید و چه اموری را می‌توانید به دیگران واگذار کنید.
لیسی از اموری که مهارتی در آنها ندارید را تهیه کنید
از موضوع مسئولیت‌های غیر ضروری که بگذریم، بدون شک یک سری از مسئولیت‌ها وجود دارند که برای انجام آنها از مهارت و دانش کافی برخوردار نیستید. این کارها به وقت زیاد، آموزش و یادگیری قابل توجهی نیاز دارند، از اینرو بهترین انتخاب‌های موجود برای صرف زمان شما به حساب نمی‌آیند. یک فهرست نیز این قبیل مسئولیت‌ها تهیه کنید.
کارها را به دیگران بسپارید
اگر در حال حاضر چند کارمند یا پیمانکار را استخدام کرده‌اید، اطمینان حاصل کنید که قابلیت و توانایی آنان از آنچه شما تصور می‌کنید، بیشتر باشد؛ اکنون بعضی از وظایفی را که در مراحل قبل فهرست کرده‌اید به آنها بسپارید تا صحت این امر برایتان اثبات گردد. در شرایطی که کارمندی ندارید، به اعضای خانواده خود نگاه کنید و ببینید چه کسی می‌تواند باری از دوش شما بردارد؟
کمک گرفتن
یکی از اصلی‌ترین دلایلی که سبب می‌شود کارآفرینان بطور همزمان چند مسئولیت را به عهده بگیرند، صرفه‌جویی در هزینه‌ها است؛ با این تصور که چرا وقتی خودتان می‌توانید کاری را انجام دهید، فرد دیگری را برای انجام آن استخدام کنید؟ این یک تصور کوتاه مدت است، هیچ کسب و کاری تا هنگامی که کارآفرین آن متوجه نشود که به تنهایی قادر به انجام تمام امور نیست، پیشرفت نخواهد کرد، بنابراین از افرادی که می‌توانند به شما کمک کنند (پیمانکاران، کارمندان، کارآموزان، کارگران نیمه وقت و ...)، استفاده کنید و خودتان را بابت هزینه آنها نگران نکنید. مزایای این تصمیم به خصوص در بلند مدت، همه هزینه‌ها را پوشش می‌دهد.
تکنولوژی را فراموش نکنید
زمانی که از کمک گرفتن صحبت می‌کنیم، منظور این نیست که از تکنولوژی پرهیز کنید! شما باید از فناوری‌هایی که به تسهیل امور کمک می‌کنند نیز بهره ببرید.
فارق از اینکه حرفه شما چیست، اگر از راهکارهای کمکی استفاده کنید در حقیقت یکی از مهارت‌های حقیقی یک کارآفرین را بکار گرفته‌اید و در نتیجه کسب وکار شما بهتر از همیشه پیش می‌رود و درعین حال، وقت آزاد بیشتری خواهید داشت.
نظرات