مشکلات استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی...

چرا باید از راهکارهای یکپارچه برای مدیریت کسب‌و‌کار خرده‌فروشی استفاده کنیم؟

مشکلات استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی جزیره‌ای در کسب‌و‌کارهای خرده‌فروشی

نویسنده:  محسن افتخاری؛ واحد مدیریت محصول همکاران‌سیستم

کسب‌وکارهای توسعه‌یافته‌ خرده‌فروشی که از سیستم‌های جزیره‌ای استفاده می‌کنند، با مسائل گوناگونی مواجه هستند. این مسائل ممکن است به اندازه‌ای جدی باشند که جلوی رشد سازمان را بگیرند .

در ادامه به چهار مساله‌ اصلی که می‌توانند رشد سازمان را متوقف کنند، اشاره می‌کنیم:

• هدررفت بهره‌وری کارکنان: فرآیندهای نامناسب و غیریکپارچه، زمان انجام کارها را برای کارکنان افزایش می‌دهد، سبب بروز اشکال و خطا می‌شود و آنان را از وظایف اصلی و مهم‌شان دور می‌کند .

فرآیندهای مهمی مانند سفارش‌گذاری، صدور اسناد فروش، تحویل کالا، تایید بدهی‌ها، صدور اسناد مالی، تسویه با تامین‌کنندگان و تحویل سفارش‌ها در فروشگاه، در کنار فروش پورسانتی کالا، نیازمند انجام عملیات در ماژول‌های متعددی از جمله انبار، خرده‌فروشی، حسابداری، دریافت و پرداخت و جبران خدمات (حقوق و دستمزد) است. با یکپارچه نبودن ماژول‌ها، کاربران فروشگاه و دفتر مرکزی مجبور به ورود دوباره‌ اطلاعات هستند که زمان‌بر و با احتمال بروز خطا است .

حال فرض کنید بخشی از سفارش‌ها لغو شود و کاربر مجبور به اصلاح بخشی از اطلاعات ثبت‌شده‌ قبلی باشد. در این موقعیت، زمان بسیاری صرف تجزیه و تحلیل و به‌روزآوری اطلاعات سایر ماژول‌ها خواهد شد. این موارد موجب کاهش چابکی کسب‌وکار خرده‌فروشی خواهد شد .

• نداشتن تصویری در لحظه از کسب‌وکار: وقتی سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه نباشند، سازمان‌ها با حجم گسترده‌ای از اطلاعات روبه‌رو هستند که در برخی بخش‌ها هم‌پوشانی دارند. در نتیجه، مدیران سازمان نمی‌توانند در ‌لحظه تصویری واضح و روشن از تمام کسب‌وکارشان داشته باشند. همچنین تهیه‌ گزارشی که همه‌ جنبه‌های مالی، بازاریابی، انبار و فروش را دربرداشته باشد، سخت و هزینه‌بر است. ازاین‌رو بیشتر این شرکت‌ها، از تهیه‌ منظم چنین گزارش‌هایی صرف‌نظر می‌کنند. شرکت‌هایی هم که به‌دنبال تهیه‌ این گزارش‌ها می‌روند، مجبورند برای ربط دادن اطلاعات فاقد ارتباط با تنوع زمانی و احتمالا خطادار سیستم‌های گوناگون، زمان بسیاری صرف کنند. در نتیجه مدیران مجبورند تصمیمات مهم را با کندی بگیرند یا براساس حس و بدون تکیه بر اطلاعات درست، تصمیم بگیرند که این موضوع برای کسب‌وکار می‌تواند خطرناک باشد .

• هزینه و پیچیدگی یکپارچه نگهداشتن راهکارهای غیریکپارچه: با استفاده از راهکارهای غیریکپارچه، زمان بسیاری از تیم آی‌تی سازمان، صرف یکپارچگی و نگهداشت سیستم‌های مختلف می‌شود. همچنین زمانی که یکی از سیستم‌ها نیازمند به‌روزرسانی داشته باشد، زمان زیادی صرف تطبیق سایر سیستم‌ها برای نگهداشت و کار کردن بهینه‌ آها در کنار هم می‌شود. این در حالی است‌ که این ظرفیت می‌تواند صرف توسعه کسب‌وکار شود. با این شیوه، هزینه‌های نگهداری سیستم‌ها همواره صعودی خواهند بود .

• ناتوانی در پاسخگویی مناسب به افزایش تقاضای مشتریان: جذب مشتری و افزایش درآمد، کلید موفقیت کسب‌وکارهاست. در بازار رقابتی امروز، لازم است فروشگاه‌ها تجربه‌ خرید خوبی برای مشتریان فراهم کنند. در غیراین‌صورت با ریسک واگذاری بازار خود به رقبا مواجه می‌شوند. اگر مشتریان نتوانند اطلاعات سفارش‌هایشان را به‌سرعت دریافت کنند، با موجودی ناکافی انبار روبه‌رو می‌شوند یا درخواست‌هایشان در زمان مناسبی پاسخ داده نمی‌شود، در نتیجه ناراضی می‌شوند و تمایل آنان به سفارش و خرید دوباره کاهش می‌یابد. راهکار نرم‌افزاری یکپارچه، صحت اطلاعات ارائه شده به مشتری را تضمین می‌کند و مشتری تجربه خرید خوشایندی خواهد داشت. کارکنان نیز به‌سرعت می‌توانند به اطلاعات وضعیت مشتریان و عادت‌های خرید آنان برای پاسخگویی مناسب به درخواست‌های جدیدشان، دسترسی داشته باشند .

مزایای استفاده از راهکار یکپارچه در مدیریت کسب‌و‌کار خرده‌فروشی

برای حفظ رشد کسب‌وکار خرده‌فروشی، ضروری است راهکارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به‌طور یکپارچه، مبتنی بر پایگاه داده و فرآیندهای سازمانی یکپارچه به‌کار گرفته شود. استفاده از چنین راهکارهایی، توانایی صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمانی را می‌دهد. با توجه به آنچه گفته شد، امروزه کسب‌وکارهای خرده‌فروشی تلاش می‌کنند با استفاده از راهکارهای تخصصی و یکپارچه، روند حرکتی خود را رو به رشد و در مسیر توسعه نگه دارند و با کنار گذاشتن نرم‌افزارهای جزیره‌ای که سبب ایجاد محدودیت‌های زیادی در فرآیندهای کسب‌وکار، کارایی کارکنان و جلوگیری از چابکی سازمان می‌شود، هزینه‌های سازمان را کاهش دهند .

شرکت همکاران‌سیستم به‌عنوان یک شریک تجاری برای شرکت‌های فعال در صنعت خرده‌فروشی و فروشگاه‌های زنجیره‌ای و با هدف تامین نیازهای خاص این صنعت، راهکاری مبتنی‌بر فناوری اطلاعات برای این صنعت عرضه کرده است. در ارائه این راهکار، ویژگی‌های خاص این صنعت به شرح زیر، مورد توجه قرار گرفته است:

کنترل موجودی و سفارش تامین‌کنندگان

با توجه به حجم بالای ورود و خروج کالا در فروشگاه‌های زنجیره‌ای‌، شارژ به موقع موجودی، سفارشات کمبود آن به تامین‌کننده یا دفتر مرکزی و دریافت آن می‌تواند در سودآوری بنگاه بسیار موثر باشد. سیستم خرده‌فروشی همکاران‌سیستم علاوه‌بر کنترل موجودی منفی در سطح هر انبار و در صندوق فروشگاه، امکان تعریف نقطه سفارش کالا را در سطح هر فروشگاه و صدور درخواست اتوماتیک بر مبنای آن را فراهم می‌آورد. از طرف دیگر شما می‌توانید موجودی کالاهای هر تامین‌کننده را به صورت گزارشی یا در صورت نیاز اتصال به وب‌سایت، در اختیار وی بگذارید .

گزارش‌های کنترلی

با دریافت انواع گزارش‌های کنترلی در سطح انبار و گردش مالی فروشگاه، می‌توان هزینه‌ها و ریسک‌ها را کاهش داد. این گزارش‌ها می‌توانند برای تعیین اثربخشی سیاست‌های فروش، ردیابی موجودی فروشگاه‌ها و سازمان و مغایرت‌گیری از دریافت و پرداخت هر فروشگاه و مقایسه با فروش آن استفاده شوند. این سیستم امکان دریافت گزارش‌های تحلیلی برای ردیابی در سطح هر واحد کالا بین فروشگاه‌ها و انبارهای سازمان را با در نظر گرفتن عوامل کنترل موجودی چندسطحی فراهم می‌کند .

مدیریت مشتریان فروشگاهی

در راهکار همکاران‌سیستم علاوه بر ثبت اطلاعات کامل مشتری، قابلیت گروه‌بندی فرعی و اصلی برای تهیه گزارشات تحلیل و اعمال ترفیعات انعطاف‌پذیر، برنامه‌های تشویقی برای ترغیب مشتریان به خرید بیشتر نیز وجود دارد. این برنامه‌های تشویقی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• صدور انواع کارت‌های هدیه و بن با شرایط انعطاف‌پذیر؛

• صدور انواع بن‌های سازمانی و توزیع آنها بین فروشگاه‌ها و شرکت‌های مختلف؛

• امکان قیمت‌گذاری پارامتریک؛

• امکان تعریف کارت وفاداری برای مشتری و افزایش رتبه‌ مشتری متناسب با افزایش خرید به رتبه‌های برنزی، نقره‌ای، طلایی و پلاتین و...؛

• امکان تعریف تخفیفات و شرایط خاص برای مشتریان متناسب با رتبه وفاداری.

یکپارچگی سیستم فروشگاهی با سیستم‌های back office مالی، بازرگانی، تولید و سرمایه انسانی

مهم‌ترین مزیتی که راهکار همکاران سیستم برای شما دارد، کاهش هزینه‌های سازمان از طریق یکپارچگی کامل فرآیند‌های فروشگاهی با فرآیندهای مالی، بازرگانی، انبار، تولید و سرمایه انسانی در دفتر مرکزی است. در این‌صورت دیگر نیازی به ثبت دوباره اطلاعات در سیستم‌ها وجود ندارد. همکاران‌سیستم امکان یکپارچگی فرآیندهای انبار، دریافت و پرداخت مشتریان و فروشگاه‌ها و حسابداری فروش و اسناد انبار را فراهم آورده است که به مدیریت مالی سازمان نیز کمک شایانی می‌کند. این یکپارچگی در سطح انبار به‌دلیل تراکنش‌های بالا می‌تواند به‌شکل اتوماتیک انجام شود.

گزارش‌های مدیریتی

در قالب گزارش مدیریتی ارائه‌شده در راهکار همکاران‌سیستم می‌توان با نگاهی تحلیلی به اطلاعات فروش، به تحلیل روند فروشگاه‌ها و ارزیابی عملکرد آنها پرداخت. این گزارش‌ها ضمن تحلیل سودآوری سازمان در سطوح مختلف، امکان مقایسه فروش‌ها در سطح فروشگاه‌ها، بررسی روند افزایش یا کاهش فروش و امکان کمک به تصمیمات مدیران عالی در آینده را فراهم می‌آورد .

منابع: وب‌سایت‌های Netsuite و  همکاران‌سیستم